Las 8 mejores herramientas de gestión del tiempo para aumentar tu productividad

El antiguo proverbio "el tiempo es oro" sigue teniendo sentido en la sociedad moderna.

En nuestra sociedad moderna, es habitual que la gente lleve una vida ajetreada y tenga dificultades para gestionar el tiempo de forma eficaz.

Ya seas estudiante, empleado o profesional, puede que tengas problemas para compaginar tu trabajo con tu vida. Con la constante afluencia de trabajo, reuniones, vida personal y compromisos sociales, es fácil sentirse abrumado y luchar por priorizar las tareas para cumplir con todas las responsabilidades.

Sin embargo, con la adopción adecuada de herramientas y técnicas de gestión del tiempo, puedes alcanzar tus objetivos, reducir el estrés y mantenerte organizado en todo momento.

Aquí tienes 8 herramientas y técnicas de gestión del tiempo de eficacia probada (incluyendo apps y software) que te ayudarán a hacer las cosas, encuentra la tuya y ¡ponte manos a la obra!    

Todoist es un popular software de listas de tareas que ayuda a las personas a realizar un seguimiento de las tareas y gestionar los proyectos de manera eficiente. Ofrece una variedad de características que hacen que sea fácil de organizar y priorizar las tareas, establecer plazos y recordatorios, y mantenerse en la cima de su lista de tareas pendientes.

Características:

• Gestión sencilla de tareas: Todoist te permite añadir tareas rápida y fácilmente, con opciones para añadir fechas de vencimiento, recordatorios y etiquetas para ayudarte a mantenerte organizado. También puedes crear subtareas para proyectos más complejos.
• Proyectos colaborativos: Todoist te permite colaborar con otros en tareas y proyectos. Puedes compartir fácilmente las tareas y asignarlas a otros miembros del equipo, por lo que es más fácil coordinar los esfuerzos y mantenerse alineado.
• Soporte multiplataforma: Todoist está disponible en múltiples plataformas, incluyendo web, móvil, escritorio y correo electrónico. Esto hace que sea fácil acceder a tus tareas y proyectos desde cualquier lugar, en cualquier momento.
• Integraciones: Todoist puede integrarse con una variedad de otras apps y herramientas, como Zapier, Trello y Dropbox. Esto te permite agilizar tu flujo de trabajo y automatizar tareas repetitivas.
• Seguimiento de la productividad: Todoist hace un seguimiento de tu productividad y te envía informes por email detallando tu progreso. Esto facilita la evaluación de su rendimiento y la identificación de áreas de mejora.

Disponible en:

Mac, iOS, Android, Windows

Forest es una aplicación de productividad que pretende ayudarte a mantener la concentración y evitar distracciones animándote a "plantar árboles" para que no uses el teléfono mientras trabajas o estudias

Funciones:

• Plantar árboles: Mientras trabajas, puedes plantar árboles virtuales dentro de la aplicación. Cuanto más tiempo estés concentrado, más alto crecerá tu árbol Sin embargo, si abandonas la aplicación o empiezas a utilizar el teléfono, tu árbol se marchitará rápidamente.

• Sesiones personalizables: Puedes establecer tu tiempo de concentración entre 10 y 120 minutos, e incluso programar un temporizador personalizado si lo prefieres. Durante la sesión, la aplicación te ayudará a mantener el rumbo mostrándote una cuenta atrás.

• Sonidos de ruido blanco: Puedes elegir entre una variedad de sonidos de ruido blanco calmantes para ayudarte a mantener la concentración. Estos sonidos van desde la lluvia, al canto de los pájaros, a un simple zumbido de ruido blanco.

• Controla tu progreso: Con el tiempo, construirás un bosque lleno de árboles que corresponden a tus sesiones de concentración exitosas. Puedes seguir tu progreso con un calendario y ver cuánto tiempo has pasado concentrado cada semana y cada mes.

• Desbloquea logros: A medida que utilices la aplicación más y más, podrás desbloquear diferentes logros y recompensas por alcanzar metas e hitos en tu viaje de productividad.

Disponible en:

iOS, Android, Google Play, Chrome

Trello es un popular software de gestión de proyectos que te permite organizar y priorizar tus tareas y proyectos. Utiliza un sistema basado en tableros para ayudarte a gestionar tu trabajo, donde las tareas se representan como tarjetas que pueden moverse entre diferentes listas y tableros.

Características:

• Tableros: Los tableros son la base de tu flujo de trabajo. Puedes crear tantos tableros como necesites y personalizarlos añadiendo colores de fondo, imágenes y etiquetas.

• Listas: Las listas agrupan las tarjetas relacionadas en un tablero. Puedes crear tantas listas como necesites y reordenarlas como creas conveniente.

• Fichas: Las tarjetas son las tareas o proyectos individuales que tienes que completar. Puedes añadir un título, una descripción, una fecha de vencimiento, archivos adjuntos y listas de comprobación a cada tarjeta.

• Etiquetas: Las etiquetas son una forma de clasificar visualmente tus tarjetas. Puedes añadir etiquetas personalizadas y codificarlas por colores para ayudarte a identificar rápidamente las tarjetas que comparten los mismos atributos.

• Complementos: Trello tiene muchos complementos llamados "Power-Ups" que mejoran la funcionalidad de la plataforma. Los Power-Ups incluyen herramientas para integrar Trello con otro software como Google Drive, Dropbox y Slack.

Disponible en:

Windows, Mac, Android, iOS, web

Funciones:

• Seguimiento del tiempo: Toggl ofrece una función de temporizador que permite a los usuarios realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo dedicado a tareas y proyectos. El temporizador se puede iniciar, pausar y detener con un solo clic.

• Gestión de proyectos: Los usuarios pueden crear y gestionar múltiples proyectos dentro de Toggl, y asignar tareas a los miembros del equipo o a sí mismos. Cada proyecto puede tener su propio conjunto de etiquetas, plazos y presupuestos.

• Automatización: Toggl utiliza funciones impulsadas por IA para automatizar las acciones de seguimiento del tiempo, como iniciar y detener temporizadores, añadir títulos y etiquetas, e incluso detectar el tiempo de inactividad.

• Informes: Toggl genera informes detallados que proporcionan información sobre cómo se emplea el tiempo en las tareas, proyectos y miembros del equipo. Esto ayuda a los usuarios a identificar patrones, realizar un seguimiento de la productividad, revisar el progreso y ajustar su programa de trabajo.

• Integraciones: Toggl se integra con una variedad de otras herramientas y servicios, incluyendo software de gestión de proyectos, software de contabilidad y aplicaciones de calendario, lo que permite a los usuarios agilizar su flujo de trabajo.

• Gestión de equipos: Toggl ofrece funciones de colaboración en equipo y diferentes niveles de permiso para los miembros del equipo, lo que facilita la gestión de la carga de trabajo de un equipo y el seguimiento del rendimiento del equipo.

Disponible en:

Windows, Mac, Android, iOS

Focus@will es una aplicación de productividad que ofrece música personalizada para ayudarte a concentrarte, ser más productivo y mejorar tu concentración. La plataforma ofrece una lista de reproducción de música personalizable diseñada para mejorar la concentración y aumentar los niveles de productividad. Utiliza un algoritmo científicamente probado para crear listas de reproducción individualizadas para cada usuario en función de sus preferencias personales y estilo cognitivo.

Características:

• Música personalizada: Focus@will ofrece música especialmente creada para ayudar a mejorar el enfoque, la productividad y los niveles de concentración. La empresa utiliza un algoritmo propio para crear listas de reproducción individualizadas para cada usuario, basadas en sus preferencias personales y su estilo cognitivo.

• Intensidad ajustable: La intensidad de la música de fondo se puede ajustar en función de tus necesidades y objetivos. Puedes elegir entre distintos niveles de energía, como bajo, medio o alto. Esto te permite adaptar la música a tu tarea y estado de ánimo actuales.

• Amplia variedad de géneros: La plataforma ofrece una gran variedad de géneros, como música clásica, jazz, electrónica y ambiental. Puedes alternar entre diferentes géneros para mantenerte comprometido y motivado.

• Temporizador y seguimiento del progreso: Focus@will ofrece un temporizador y un rastreador de progreso para ayudarte a medir tus niveles de productividad. Puedes programar un temporizador para cada sesión, seguir tu progreso y ver cuánto tiempo dedicas a cada tarea.

Disponible en:

Windows, Mac, Android, iOS

El software ofrece una serie de características que incluyen la capacidad de crear, organizar y priorizar tareas. Los usuarios pueden establecer fechas de vencimiento y recordatorios para sus tareas, y también pueden clasificarlas por etiquetas u otros criterios.

Funciones:

• Recordatorios: Los usuarios pueden recibir recordatorios de sus tareas por correo electrónico, SMS o notificaciones push en su dispositivo móvil. Puede elegir cuándo quiere que se le recuerde y también puede configurar tareas recurrentes para que se produzcan de forma periódica.

• Listas inteligentes: Las listas inteligentes generan automáticamente listas basadas en criterios como la fecha de vencimiento, la prioridad o las etiquetas. Esta función ayuda a los usuarios a ver y organizar fácilmente sus tareas sin tener que filtrarlas manualmente.

• Integraciones: Remember the Milk se integra con una amplia gama de otras aplicaciones y servicios, como Gmail, Google Calendar, Evernote y Twitter. Estas integraciones permiten a los usuarios acceder a sus tareas desde diferentes plataformas y mantener toda su información en un solo lugar.

• Colaboración: Remember the Milk también permite a los usuarios colaborar en tareas con sus compañeros de equipo o familiares. Los usuarios pueden asignar tareas a otros, compartir listas de tareas y comunicarse entre sí a través de la plataforma.

Disponible en:

Android, iOS, Web, Mac, Windows

Time Doctor es un software de seguimiento del tiempo y gestión de la productividad que ayuda a las empresas y equipos remotos a gestionar mejor su tiempo y aumentar la productividad. El software ofrece una serie de características que incluyen el seguimiento del tiempo, la gestión de tareas y la supervisión de los empleados.

Características:

• Monitoreo de empleados: Time Doctor tiene funciones de monitoreo de empleados, como el monitoreo de capturas de pantalla y el rastreo de URL. Aunque controvertidas, estas características pueden permitir a la gerencia identificar si los empleados están gastando tiempo en actividades no relacionadas con el trabajo y pueden ayudar a aumentar la productividad manteniendo a todos en la tarea.

• Integraciones: Time Doctor se integra con una gama de otras aplicaciones y servicios, como Trello, Asana y Slack. Estas integraciones permiten a los usuarios rastrear su tiempo y gestionar tareas desde diferentes plataformas

• Nómina y facturación: Time Doctor se puede utilizar para la gestión de nóminas, facturación de clientes y facturación. Los usuarios pueden generar informes personalizables para facturar a los clientes y también pueden exportar datos para fines de nómina.

Disponible en:

Windows, Mac, iOS, Android, Chrome

Evernote es una aplicación para tomar notas y de productividad que permite a los usuarios capturar y organizar diferentes tipos de información, incluyendo notas, listas de tareas, páginas web e imágenes.

Funciones:

• Toma de notas: Evernote permite a los usuarios crear y almacenar notas en diversos formatos, como texto, imágenes y audio. Las notas se guardan en la cuenta de Evernote del usuario, lo que permite acceder a ellas desde cualquier dispositivo.

• Organización: Los usuarios pueden organizar sus notas en libretas y etiquetarlas con palabras clave para facilitar su búsqueda y recuperación. Evernote también tiene una potente función de búsqueda que puede buscar en todas las notas, incluso en documentos escaneados.

• Clipper web: El Web Clipper de Evernote permite a los usuarios guardar páginas web y artículos en su cuenta de Evernote para leerlos o consultarlos más tarde. Los usuarios pueden guardar un artículo completo o sólo una parte, e incluso pueden anotar y resaltar el contenido.

• Escaneado y OCR: Evernote tiene una función integrada para escanear documentos y tarjetas de visita, que puede ser útil para las personas que necesitan recopilar y organizar información. Evernote también utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para poder buscar en los documentos escaneados.

Disponible en:

Windows, MacOS, iOS, Android

RescueTime es una aplicación de productividad que ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento de sus hábitos de uso del ordenador y el smartphone, y ofrece informes detallados sobre el tiempo dedicado a diversos sitios web, aplicaciones y actividades. Es especialmente útil para quienes trabajan en línea, como escritores, desarrolladores, diseñadores o vendedores, que necesitan mantener la concentración y evitar distracciones.

Características:  

• Puntuación de productividad: RescueTime asigna una puntuación de productividad a varias aplicaciones y sitios web mediante el seguimiento del tipo de actividad realizada en ellos. Los usuarios pueden personalizar a su gusto los niveles y categorías de productividad.

• Informes detallados: RescueTime ofrece informes detallados sobre todas las actividades realizadas en el ordenador de un usuario y proporciona información sobre cómo se ha empleado el tiempo y cómo se ha clasificado la productividad.

• Focus Time: Focus Time es una función que permite a los usuarios bloquear los sitios web o las aplicaciones que les distraen durante un periodo determinado. Ayuda a los usuarios a mantener el rumbo, aumentar la concentración y mejorar la productividad.

• Objetivos y alertas: Los usuarios pueden establecer objetivos y alertas de productividad para supervisar el progreso, recibir actualizaciones y ajustar su flujo de trabajo según sea necesario.

Disponible en:

Windows, Mac, Android, Linux

Google Calendar es una herramienta gratuita de gestión del tiempo y programación ofrecida por Google. Permite a los usuarios organizar sus eventos, programar citas, establecer recordatorios y compartir sus calendarios con otras personas. La herramienta está disponible en todos los dispositivos y se puede acceder a ella desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.

Funciones:

• Programación de eventos: Google Calendar permite a los usuarios crear eventos rápidamente, añadir detalles e invitar a los asistentes. También ofrece opciones para crear eventos recurrentes, establecer recordatorios y notificaciones, y personalizar los colores y las notas de los eventos.
• Múltiples calendarios: Los usuarios pueden crear múltiples calendarios para realizar un seguimiento de diferentes actividades, como eventos personales, eventos de trabajo y actividades deportivas. Los distintos calendarios pueden compartirse con diversos grupos de personas, lo que garantiza la privacidad y la organización.
• Programación de reuniones: Google Calendar facilita la programación de reuniones y citas. Los usuarios pueden compartir su disponibilidad con los demás y permitir que los asistentes sugieran horarios alternativos. Esta función permite programar reuniones de forma eficaz, ahorrando tiempo y minimizando las comunicaciones de ida y vuelta.

Disponible en:

iOS, Android, Web, Cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook y Apple Mail)

Encontrar la herramienta adecuada es el primer paso para gestionar tu tiempo de forma más eficaz.

El uso de estas herramientas para necesidades específicas puede optimizar tus horarios, reducir el estrés y mejorar la productividad.