Die 8 besten Zeitmanagement-Tools zur Steigerung Ihrer Produktivität

Das alte Sprichwort "Zeit ist Geld" ist auch in der modernen Gesellschaft noch sinnvoll.

In unserer modernen Gesellschaft ist es ein alltägliches Szenario, dass Menschen ein geschäftiges und hektisches Leben führen und es schwierig finden, ihre Zeit effektiv zu verwalten.

Egal, ob Sie Student, Angestellter oder Berufstätiger sind, Sie haben vielleicht Schwierigkeiten, Ihre Arbeit und Ihr Leben unter einen Hut zu bringen. Angesichts des ständigen Zustroms von Arbeit, Besprechungen, Privatleben und sozialen Verpflichtungen fühlt man sich leicht überfordert und hat Mühe, Prioritäten zu setzen, um alle Aufgaben zu bewältigen.

Doch mit der richtigen Anwendung von Tools und Techniken für das Zeitmanagement können Sie Ihre Ziele erreichen, Stress reduzieren und stets organisiert bleiben.

Hier sind 8 bewährte Zeitmanagement-Tools und -Techniken (einschließlich Apps und Software), die Ihnen helfen, Dinge zu erledigen. Finden Sie Ihre und legen Sie los!

Todoist ist eine beliebte To-Do-Listensoftware, die Einzelpersonen dabei hilft, den Überblick über Aufgaben zu behalten und Projekte effizient zu verwalten. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es Ihnen erleichtern, Aufgaben zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen, Fristen und Erinnerungen zu setzen und den Überblick über Ihre To-Do-Liste zu behalten.

Funktionen:

• Einfache Aufgabenverwaltung: Todoist ermöglicht es Ihnen, Aufgaben schnell und einfach hinzuzufügen, mit Optionen zum Hinzufügen von Fälligkeitsdaten, Erinnerungen und Beschriftungen, damit Sie organisiert bleiben. Sie können auch Unteraufgaben für komplexere Projekte erstellen.
• Gemeinsame Projekte: Mit Todoist können Sie mit anderen an Aufgaben und Projekten zusammenarbeiten. Sie können Aufgaben ganz einfach freigeben und anderen Teammitgliedern zuweisen, so dass es einfacher ist, die Arbeit zu koordinieren und im Einklang zu bleiben.
• Multiplattform-Unterstützung: Todoist ist auf mehreren Plattformen verfügbar, einschließlich Web, Handy, Desktop und E-Mail. So können Sie von überall und jederzeit auf Ihre Aufgaben und Projekte zugreifen.
• Integrationen: Todoist kann mit einer Vielzahl von anderen Apps und Tools integriert werden, z.B. Zapier, Trello und Dropbox. So können Sie Ihren Arbeitsablauf optimieren und sich wiederholende Aufgaben automatisieren.
• Produktivitätsverfolgung: Todoist verfolgt Ihre Produktivität und sendet Ihnen per E-Mail Berichte über Ihre Fortschritte. Das macht es einfacher, Ihre Leistung zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.

Verfügbar auf:

Mac, iOS, Android, Windows

Forest ist eine Produktivitäts-App, die Ihnen helfen soll, sich zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden, indem sie Sie dazu auffordert, "Bäume zu pflanzen", damit Sie Ihr Telefon nicht benutzen, während Sie arbeiten oder lernen.

Funktionen:

• Bäume pflanzen: Während Sie arbeiten, können Sie innerhalb der App virtuelle Bäume pflanzen. Je länger Sie sich konzentrieren, desto höher wird Ihr Baum wachsen. Wenn Sie jedoch die App verlassen oder Ihr Telefon benutzen, wird Ihr Baum schnell verwelken.

• Anpassbare Sitzungen: Sie können die Dauer Ihrer Konzentration zwischen 10 und 120 Minuten festlegen und sogar einen individuellen Timer einstellen, wenn Sie dies wünschen. Während Ihrer Sitzung hilft Ihnen die App, auf Kurs zu bleiben, indem sie Ihnen einen Countdown-Timer anzeigt.

• Sounds mit weißem Rauschen: Sie können aus einer Vielzahl von beruhigenden Sounds für weißes Rauschen wählen, die Ihnen helfen, sich zu konzentrieren. Diese Sounds reichen von Regen über Vogelgezwitscher bis hin zu einem einfachen weißen Rauschen.

• Verfolgen Sie Ihren Fortschritt: Mit der Zeit werden Sie einen Wald voller Bäume aufbauen, die Ihren erfolgreichen Fokussierungssitzungen entsprechen. Sie können Ihre Fortschritte mit einem Kalender verfolgen und sehen, wie viel Zeit Sie jede Woche und jeden Monat damit verbracht haben, sich zu konzentrieren.

• Schalten Sie Erfolge frei: Wenn Sie die App mehr und mehr nutzen, können Sie verschiedene Erfolge und Belohnungen für das Erreichen von Zielen und Meilensteinen auf Ihrer Produktivitätsreise freischalten.

Verfügbar auf:

iOS, Android, Google Play, Chrome

Trello ist eine beliebte Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Aufgaben und Projekte organisieren und nach Prioritäten ordnen können. Es verwendet ein Board-basiertes System, um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeit zu helfen, wobei Aufgaben als Karten dargestellt werden, die zwischen verschiedenen Listen und Boards verschoben werden können.

Funktionen:

• Boards: Boards dienen als Grundlage für Ihren Arbeitsablauf. Sie können so viele Boards erstellen, wie Sie benötigen und diese durch Hinzufügen von Hintergrundfarben, Bildern und Beschriftungen individuell gestalten.

• Listen: In Listen gruppieren Sie zusammengehörige Karten auf einem Board. Sie können so viele Listen erstellen, wie Sie benötigen und sie nach Belieben neu anordnen.

• Karten: Karten sind die einzelnen Aufgaben oder Projekte, die Sie erledigen müssen. Sie können zu jeder Karte einen Titel, eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, Anhänge und Checklisten hinzufügen.

• Beschriftungen: Mit Beschriftungen können Sie Ihre Karten visuell kategorisieren. Sie können benutzerdefinierte Beschriftungen hinzufügen und diese farblich kennzeichnen, damit Sie Karten mit denselben Attributen schnell identifizieren können.

• Power-Ups: Trello verfügt über zahlreiche Add-ons, die "Power-Ups" genannt werden und die Funktionalität der Plattform erweitern. Power-Ups enthalten Tools zur Integration von Trello mit anderer Software wie Google Drive, Dropbox und Slack.

Verfügbar auf:

Windows, Mac, Android, iOS, Web

Funktionen:

• Zeiterfassung: Toggl bietet eine Timer-Funktion, mit der Sie den Zeitaufwand für Aufgaben und Projekte verfolgen können. Der Timer kann mit nur einem Klick gestartet, pausiert und gestoppt werden.

• Projektverwaltung: Benutzer können mehrere Projekte in Toggl erstellen und verwalten und Aufgaben an Teammitglieder oder sich selbst zuweisen. Jedes Projekt kann seine eigenen Tags, Fristen und Budgets haben.

• Automatisierung: Toggl nutzt KI-gestützte Funktionen, um Zeiterfassungsaktionen wie das Starten und Stoppen von Timern, das Hinzufügen von Titeln und Tags und sogar die Erkennung von Leerlaufzeiten zu automatisieren.

• Berichte: Toggl erstellt detaillierte Berichte, die Aufschluss darüber geben, wie die Zeit für Aufgaben, Projekte und Teammitglieder aufgewendet wird. Dies hilft den Benutzern, Muster zu erkennen, die Produktivität zu verfolgen, den Fortschritt zu überprüfen und ihren Arbeitsplan anzupassen.

• Integrationen: Toggl lässt sich in eine Vielzahl anderer Tools und Dienste integrieren, darunter Projektmanagement-Software, Buchhaltungssoftware und Kalender-Apps, so dass Benutzer ihre Arbeitsabläufe rationalisieren können.

• Team-Management: Toggl bietet Funktionen für die Zusammenarbeit im Team und verschiedene Berechtigungsstufen für Teammitglieder, so dass es einfach ist, die Arbeitsbelastung eines Teams zu verwalten und die Teamleistung zu verfolgen.

Verfügbar auf:

Windows, Mac, Android, iOS

Focus@will ist eine Produktivitäts-App, die Ihnen mit personalisierter Musik hilft, sich zu konzentrieren, produktiver zu sein und Ihre Konzentration zu verbessern. Die Plattform verfügt über eine anpassbare Musikwiedergabeliste, die die Konzentration und Produktivität steigern soll. Das Tool verwendet einen wissenschaftlich getesteten Algorithmus, um für jeden Benutzer individuelle Wiedergabelisten zu erstellen, die auf seinen persönlichen Vorlieben und seinem kognitiven Stil basieren.

Funktionen:

• Personalisierte Musik: Focus@will bietet Ihnen speziell entwickelte Musik, die Ihnen hilft, Ihre Konzentration und Produktivität zu steigern. Das Unternehmen verwendet einen firmeneigenen Algorithmus, um individuelle Wiedergabelisten für jeden Nutzer zu erstellen, die auf dessen persönlichen Vorlieben und kognitiven Stil basieren.

• Einstellbare Intensität: Die Intensität der Hintergrundmusik kann je nach Ihren Bedürfnissen und Zielen eingestellt werden. Sie können zwischen verschiedenen Energiestufen wählen, z.B. niedrig, mittel oder hoch. So können Sie die Musik auf Ihre aktuelle Aufgabe und Stimmung abstimmen.

• Große Auswahl an Genres: Die Plattform bietet eine große Auswahl an Genres, darunter Klassik, Jazz, elektronische Musik und Ambient-Musik. Sie können zwischen verschiedenen Genres wechseln, um sich zu beschäftigen und zu motivieren.

• Timer und Fortschrittsanzeiger: Focus@will bietet einen Timer und einen Fortschrittsanzeiger, mit denen Sie Ihre Produktivität messen können. Sie können für jede Sitzung einen Timer einstellen, Ihre Fortschritte verfolgen und sehen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden.

Verfügbar auf:

Windows, Mac, Android, iOS

Die Software bietet eine Reihe von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, zu organisieren und zu priorisieren. Sie können Fälligkeitstermine und Erinnerungen für Ihre Aufgaben festlegen und diese auch nach Tags oder anderen Kriterien kategorisieren.

Funktionen:

• Erinnerungen: Benutzer können Erinnerungen für ihre Aufgaben per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigungen auf ihrem mobilen Gerät erhalten. Sie können wählen, wann sie erinnert werden möchten und sie können auch wiederkehrende Aufgaben einrichten, die regelmäßig anfallen.

• Intelligente Listen: Intelligente Listen erstellen automatisch Listen auf der Grundlage von Kriterien wie Fälligkeitsdatum, Priorität oder Tags. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Aufgaben ganz einfach anzeigen und organisieren, ohne sie manuell durchfiltern zu müssen.

• Integrationen: Remember the Milk lässt sich mit zahlreichen anderen Anwendungen und Diensten integrieren, z.B. Gmail, Google Calendar, Evernote und Twitter. Diese Integrationen ermöglichen es Benutzern, von verschiedenen Plattformen aus auf ihre Aufgaben zuzugreifen und alle Informationen an einem Ort zu speichern.

• Zusammenarbeit: Mit Remember the Milk können Sie auch mit Ihren Teamkollegen oder Familienmitgliedern an Aufgaben zusammenarbeiten. Benutzer können anderen Aufgaben zuweisen, Aufgabenlisten gemeinsam nutzen und über die Plattform miteinander kommunizieren.

Verfügbar auf:

Android, iOS, Web, Mac, Windows

Time Doctor ist eine Zeiterfassungs- und Produktivitätsmanagement-Software, die Unternehmen und Remote-Teams hilft, ihre Zeit besser zu verwalten und die Produktivität zu steigern. Die Software bietet eine Reihe von Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Mitarbeiterüberwachung.

Funktionen:

• Mitarbeiterüberwachung: Time Doctor verfügt über Funktionen zur Mitarbeiterüberwachung wie Screenshot-Überwachung und URL-Verfolgung. Diese Funktionen sind zwar umstritten, aber sie ermöglichen es der Geschäftsleitung, festzustellen, ob Mitarbeiter ihre Zeit mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten verbringen und können dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, indem sie jeden bei der Stange halten.

• Integrationen: Time Doctor lässt sich mit einer Reihe von anderen Anwendungen und Diensten integrieren, z.B. Trello, Asana und Slack. Diese Integrationen ermöglichen es Benutzern, ihre Zeit zu erfassen und Aufgaben von verschiedenen Plattformen aus zu verwalten.

• Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung: Time Doctor kann für die Gehaltsabrechnung, die Abrechnung mit Kunden und die Rechnungsstellung verwendet werden. Benutzer können anpassbare Berichte für die Rechnungsstellung an Kunden erstellen und Daten für die Gehaltsabrechnung exportieren.

Verfügbar auf:

Windows, Mac, iOS, Android, Chrome

Evernote ist eine Anwendung für Notizen und Produktivität, mit der Sie verschiedene Arten von Informationen aufnehmen und organisieren können, z.B. Notizen, To-Do-Listen, Webseiten und Bilder.

Funktionen:

• Notizen machen: Mit Evernote können Sie Notizen in einer Reihe von Formaten erstellen und speichern, darunter Text, Bilder und Audio. Die Notizen werden im Evernote-Konto des Benutzers gespeichert, so dass sie von jedem Gerät aus zugänglich sind.

• Organisation: Benutzer können ihre Notizen in Notizbüchern organisieren und sie mit Schlüsselwörtern versehen, um sie leichter suchen und abrufen zu können. Evernote verfügt außerdem über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Sie alle Notizen durchsuchen können, sogar eingescannte Dokumente.

• Web-Clipper: Mit dem Web Clipper von Evernote können Sie Webseiten und Artikel in Ihrem Evernote-Konto speichern, um sie später zu lesen oder nachzuschlagen. Die Benutzer können einen ganzen Artikel oder nur einen Teil davon speichern und den Inhalt sogar mit Anmerkungen versehen und hervorheben.

• Scannen und OCR: Evernote verfügt über eine integrierte Funktion zum Scannen von Dokumenten und Visitenkarten, die für Personen, die Informationen sammeln und organisieren müssen, sehr nützlich sein kann. Evernote verwendet auch optische Zeichenerkennung (OCR), um gescannte Dokumente durchsuchbar zu machen.

Verfügbar auf:

Windows, MacOS, iOS, Android

RescueTime ist eine Produktivitäts-App, mit der Sie Ihre Computer- und Smartphone-Nutzungsgewohnheiten verfolgen können. Sie liefert detaillierte Berichte über die auf verschiedenen Webseiten, Anwendungen und Aktivitäten verbrachte Zeit. Es ist besonders nützlich für diejenigen, die online arbeiten, wie z.B. Autoren, Entwickler, Designer oder Vermarkter, die sich konzentrieren und Ablenkungen vermeiden müssen.

Funktionen:

• Produktivitäts-Bewertung: RescueTime weist verschiedenen Apps und Webseiten eine Produktivitätsbewertung zu, indem es die Art der auf ihnen ausgeführten Aktivitäten verfolgt. Die Benutzer können die Produktivitätsstufen und Kategorien nach Belieben anpassen.

• Detaillierte Berichte: RescueTime liefert detaillierte Berichte über alle Aktivitäten auf dem Computer eines Benutzers und gibt Aufschluss darüber, wie die Zeit verbracht wurde und wie die Produktivität eingestuft wurde.

• Fokuszeit: Fokuszeit ist eine Funktion, mit der Sie ablenkende Webseiten oder Apps für einen bestimmten Zeitraum blockieren können. Es hilft den Benutzern, den Überblick zu behalten, sich besser zu konzentrieren und die Produktivität zu steigern.

• Ziele und Alarme: Benutzer können Produktivitätsziele und Warnmeldungen festlegen, um den Fortschritt zu überwachen, Aktualisierungen zu erhalten und ihren Arbeitsablauf nach Bedarf anzupassen.

Verfügbar auf:

Windows, Mac, Android, Linux

Der Google Kalender ist ein kostenloses Tool zur Zeitverwaltung und Terminplanung, das von Google angeboten wird. Er ermöglicht es Benutzern, ihre Ereignisse zu organisieren, Termine zu planen, Erinnerungen zu setzen und ihre Kalender mit anderen zu teilen. Das Tool ist auf allen Geräten verfügbar und kann von jedem Ort aus aufgerufen werden, an dem eine Internetverbindung besteht.

Funktionen:

• Planung von Veranstaltungen: Mit Google Kalender können Nutzer schnell Veranstaltungen erstellen, Details hinzufügen und Teilnehmer einladen. Außerdem bietet er Optionen zum Erstellen von wiederkehrenden Ereignissen, zum Einstellen von Erinnerungen und Benachrichtigungen sowie zum Anpassen von Farben und Notizen zu Ereignissen.
• Mehrere Kalender: Sie können mehrere Kalender erstellen, um verschiedene Aktivitäten zu verfolgen, z.B. persönliche Ereignisse, berufliche Ereignisse und sportliche Aktivitäten. Unterschiedliche Kalender können von verschiedenen Personengruppen gemeinsam genutzt werden, so dass Privatsphäre und Organisation gewährleistet sind.
• Planung von Besprechungen: Mit Google Kalendar können Sie ganz einfach Besprechungen und Termine planen. Benutzer können ihre Verfügbarkeit mit anderen teilen und den Teilnehmern erlauben, alternative Zeiten vorzuschlagen. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Terminplanung, spart Zeit und minimiert die Hin- und Her-Kommunikation.

Verfügbar auf:

iOS, Android, Web, E-Mail-Client (Microsoft Outlook und Apple Mail)

Das richtige Tool zu finden ist der erste Schritt, um Ihre Zeit effektiver zu verwalten.

Wenn Sie diese Tools für bestimmte Bedürfnisse einsetzen, können Sie Ihre Zeitpläne optimieren, Stress reduzieren und die Produktivität steigern.