8 melhores ferramentas de gerenciamento de tempo para aumentar sua produtividade

O antigo provérbio "tempo é dinheiro" ainda faz sentido na sociedade moderna.

Em nossa sociedade contemporânea, é uma situação habitual que as pessoas levem vidas agitadas e frenéticas, tendo dificuldades para gerenciar o tempo de maneira eficaz.

Quer você seja um estudante, empregado ou profissional, pode ter problemas para conciliar seu trabalho com sua vida pessoal. Com o fluxo constante de trabalho, reuniões, vida pessoal e compromissos sociais, é fácil sentir-se sobrecarregado e ter dificuldade para priorizar tarefas para cumprir todas as responsabilidades.

Ainda assim, ao adotar corretamente ferramentas e técnicas de gestão do tempo, você pode alcançar seus objetivos, reduzir o estresse e manter a organização o tempo todo.

Aqui estão 10 ferramentas e técnicas comprovadas de gestão de tempo (incluindo aplicativos e software) que ajudarão você a realizar suas tarefas. Descubra a que mais se adequa a você e comece a usar!

O Todoist é uma ferramenta bastante utilizada para planejar tarefas e gerenciar projetos com eficácia. Ele oferece uma variedade de recursos que facilitam a organização e a priorização de tarefas, o estabelecimento de prazos e lembretes e o controle de sua lista de tarefas.

Recursos:

• Gestão de tarefas simplificada: O Todoist facilita a adição rápida e descomplicada de tarefas, com opções para incluir prazos, lembretes e etiquetas, proporcionando uma gestão mais eficiente. Você também pode criar subtarefas para projetos mais complexos.
• Projetos colaborativos: O Todoist possibilita a colaboração com outras pessoas em tarefas e projetos. Compartilhamento simplificado de tarefas: É possível compartilhar e designar tarefas a outros membros da equipe com facilidade, o que torna a coordenação de esforços e o alinhamento mais simples.
• Ampla compatibilidade de plataformas: O Todoist é acessível em uma variedade de dispositivos, como web, dispositivos móveis, desktop e e-mail. Isso proporciona conveniência ao acessar suas tarefas e projetos de forma flexível, independentemente do lugar ou horário.
• Integrações: Todoist pode ser integrado com uma variedade de outros aplicativos e ferramentas, como Zapier, Trello e Dropbox. Assim é possível agilizar seu fluxo de trabalho e automatizar tarefas repetitivas.
• Avaliação de desempenho: O Todoist oferece uma funcionalidade de avaliação de desempenho que fornece feedbacks valiosos sobre o seu progresso e realizações. Essa função facilita a análise do seu rendimento e a identificação de pontos que podem ser aprimorados.

Disponível em:

Mac, iOS, Android, Windows

O Forest é uma ferramenta de produtividade que busca auxiliar na concentração e na prevenção de distrações, motivando-o a "plantar árvores" para se manter afastado do celular durante o trabalho ou estudo.

Recursos:

• Plante árvores: Enquanto você trabalha, você pode plantar árvores virtuais dentro do aplicativo. Quanto mais você tempo você ficar focado, mais alta sua árvore crescerá. No entanto, se você sair do aplicativo ou começar a usar o celular, sua árvore murchará rapidamente.

• Sessões personalizáveis: Você pode definir o tempo de concentração de 10 a 120 minutos, e até mesmo configurar um temporizador personalizado, se preferir. Ao longo da sua sessão, o aplicativo vai mostrar notificações para manter você concentrado em suas tarefas.

• Sons ambientes relaxantes: Uma seleção de sons ambiente está disponível para ajudar na concentração. Esses sons variam da chuva ao cantar dos pássaros e a um simples barulho relaxante.

• Monitore seu desempenho: Ao longo do tempo, você terá uma floresta crescendo, representando suas sessões de foco bem-sucedidas. Por meio de um calendário, é possível monitorar seu avanço e verificar o tempo dedicado ao foco a cada semana e mês.

• Desbloqueie conquistas: À medida que você usa o aplicativo cada vez mais, você poderá desbloquear diferentes conquistas e recompensas por atingir metas e marcos em sua jornada de produtividade.

Disponível em:

iOS, Android, Google Play, Chrome

Trello é uma ferramenta conhecida de gestão de projetos que oferece recursos para a organização e priorização de tarefas e projetos. O sistema do Trello é baseado em quadros, facilitando a gestão do trabalho. As tarefas são representadas como cartões que podem ser movidos entre diversas listas e quadros.

Recursos:

• Quadros: Os quadros servem como base para o seu fluxo de trabalho. É possível criar uma quantidade ilimitada de quadros e personalizá-los com cores de fundo, imagens e etiquetas.

• Listas: As listas são onde você agrupa cartões relacionados em um quadro. Você pode criar quantas listas precisar e reordená-las como preferir.

• Cartões: Os cartões são as tarefas ou projetos individuais que você precisa concluir. Você pode adicionar título, descrição, prazo, anexos e listas de verificação a cada cartão.

• Etiquetas: As etiquetas são uma forma de categorizar visualmente seus cartões. É possível incluir etiquetas personalizadas e organizá-las por cores para facilitar a identificação de cartões com atributos semelhantes.

• Power-Ups: O Trello oferece uma variedade de complementos chamados "Power-Ups" que ampliam as funcionalidades da plataforma. Os Power-Ups incluem ferramentas para integrar o Trello com outros softwares, como Google Drive, Dropbox e Slack.

Disponível em:

Windows, Mac, Android, iOS, web

Recursos:

• Monitoramento de tempo: O Toggl disponibiliza uma funcionalidade de cronômetro que possibilita aos usuários registrar o tempo dedicado a tarefas e projetos. O cronômetro pode ser iniciado, pausado e interrompido com apenas um clique.

• Gestão de projetos: Dentro do Toggl, os usuários têm a capacidade de criar e gerir múltiplos projetos, além de designar tarefas a membros da equipe ou a si mesmos. Cada projeto pode ter seu próprio conjunto de etiquetas, prazos e orçamentos.

• Cada projeto possui a possibilidade de contar com suas próprias etiquetas, prazos estabelecidos e orçamentos.

• Relatórios: O Toggl gera relatórios detalhados que fornecem detalhes sobre como o tempo está sendo gasto em tarefas, projetos e membros da equipe. Essa funcionalidade ajuda os usuários a reconhecer padrões, monitorar a eficiência, avaliar o avanço e adaptar seu horário de trabalho.

• Integrações: O Toggl se integra com uma variedade de outras ferramentas e serviços, como software de gerenciamento de projetos, software de contabilidade e aplicativos de calendário, permitindo aos usuários otimizar seu fluxo de trabalho.

• Gestão de equipe: O Toggl proporciona funcionalidades de colaboração em equipe e distintos níveis de autorização para membros da equipe, simplificando o controle da carga de trabalho da equipe e a avaliação do desempenho coletivo.

Disponível em:

Windows, Mac, Android, iOS

O Focus@will é uma ferramenta dedicada à produtividade que disponibiliza músicas feitas sob medida para ajudar na concentração, aumentar a produtividade e aprimorar a sua atenção. A plataforma apresenta uma lista de reprodução de músicas que pode ser adaptada, com o intuito de aprimorar a concentração e elevar os níveis de produtividade. A plataforma emprega um algoritmo comprovadamente científico para gerar listas de reprodução personalizadas para cada usuário, levando em consideração suas preferências pessoais e estilo cognitivo.

Recursos:

• Música personalizada: Focus@will oferece músicas especialmente criadas para ajudar a melhorar seu foco, produtividade e níveis de concentração. A empresa utiliza um algoritmo proprietário para criar listas de reprodução personalizadas para cada usuário, com base em suas preferências pessoais e estilo cognitivo.

• Intensidade ajustável: A intensidade da música de fundo pode ser ajustada de acordo com suas necessidades e objetivos. É possível escolher entre diferentes níveis de energia, como baixo, médio ou alto. Assim você consegue adaptar a música à sua tarefa e humor.

• Ampla variedade de gêneros: A plataforma oferece uma ampla variedade de gêneros, incluindo música clássica, jazz, eletrônica e ambiental. Você pode alternar entre diferentes gêneros dessa forma você fica mais engajado e motivado.

• Cronômetro e rastreador de progresso: O Focus@will fornece um cronômetro e um rastreador de progresso para ajudá-lo a avaliar seus níveis de produtividade. É possível estabelecer um limite de tempo para cada sessão, monitorar seu avanço e avaliar quanto tempo está investindo em cada atividade.

Disponível em:

Windows, Mac, Android, iOS

O programa disponibiliza uma série de funcionalidades, que incluem a habilidade de criar, organizar e priorizar a tarefas. Os utilizadores têm a capacidade de estabelecer datas de vencimento e lembretes para as suas tarefas, e também têm a opção de classificá-las através de etiquetas ou outros critérios.

Recursos:

• Notificações: É possível configurar lembretes para as tarefas através de e-mails, mensagens de texto (SMS) ou notificações push no celular. Os usuários têm a opção de escolher quando desejam receber lembretes e também podem programar tarefas recorrentes que ocorram em uma base regular.

• Listas Inteligentes: As Listas Inteligentes geram automaticamente listas com base em critérios como data de vencimento, prioridade ou etiquetas. Essa ferramenta facilita aos usuários o gerenciamento e a visualização de suas tarefas de forma intuitiva, sem a necessidade de filtragem manual.

• Integrações: Remember the Milk se integra a uma ampla gama de outras aplicações e serviços, como Gmail, Google Calendar, Evernote e Twitter. Essas integrações permitem aos usuários acessar suas tarefas de diferentes plataformas e manter todas as suas informações em um só lugar.

• Colaboração: Remember the Milk também permite aos usuários colaborar em tarefas com seus colegas de equipe ou membros da família. Os utilizadores têm a capacidade de delegar tarefas, partilhar listas de tarefas e trocar mensagens entre si na plataforma.

Disponível em:

Android, iOS, Web, Mac, Windows

O Time Doctor é uma solução de gerenciamento de produtividade e rastreamento de tempo que beneficia empresas e equipes remotas ao aprimorar a administração do tempo e impulsionar a eficiência. A plataforma disponibiliza uma série de funcionalidades, como gestão de tempo, organização de tarefas e monitoramento de desempenho da equipe.

Recursos:

• Monitoramento de colaboradores: O Time Doctor inclui funcionalidades de monitoramento de colaboradores, como captura de tela e rastreamento de URLs. Embora controversas, essas funcionalidades podem fornecer à administração informações sobre o uso do tempo dos funcionários em atividades não relacionadas ao trabalho, e podem contribuir para a produtividade mantendo todos focados na tarefa.

• Integrações: O Time Doctor possui integrações com diversos outros aplicativos e serviços, como Trello, Asana e Slack. Essas integrações possibilitam aos usuários monitorar o tempo e administrar tarefas em várias plataformas.

• Folha de pagamento e faturamento: O Time Doctor oferece funcionalidades para gerenciar a folha de pagamento, faturar clientes e emitir faturas. Os usuários têm a capacidade de criar relatórios adaptados para faturamento e também exportar informações para questões salariais.

Disponível em:

Windows, Mac, iOS, Android, Chrome

O Evernote é uma plataforma de gestão de notas e produtividade que oferece aos usuários a capacidade de registrar e organizar uma variedade de informações, tais como anotações, listas de tarefas, páginas web e imagens.

Recursos:

• Anotações: Com o Evernote, os usuários podem criar e guardar anotações em diversos formatos, como texto, imagens e áudio. As anotações ficam armazenados na conta do usuário no Evernote, o que facilita o acesso a partir de qualquer dispositivo.

• Organização: Os utilizadores podem estruturar suas anotações em blocos e identificá-las com palavras-chave para uma pesquisa e recuperação mais eficazes. Além disso, o Evernote conta com uma busca eficiente que é capaz de vasculhar todas as notas, inclusive documentos escaneados.

• Cortador da web: A extensão de navegador do Evernote possibilita que os usuários salvem páginas da web e artigos em sua conta do Evernote para leitura ou referência futura. Os usuários podem salvar um artigo completo ou apenas uma parte dele, e também de fazer anotações e destacar o conteúdo.

• Scaneamento de documentos e OCR: O Evernote possui uma ferramenta integrada para escanear documentos e cartões de visita, sendo útil para pessoas que precisam coletar e organizar informações. O Evernote também usa reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para tornar os documentos digitalizados pesquisáveis.

Disponível em:

Windows, Mac, iOS, Android

O RescueTime é um aplicativo de gestão de tempo que auxilia os usuários a rastrear seus padrões de uso de computadores e smartphones, e fornece análises abrangentes sobre o tempo dedicado a diferentes sites, aplicativos e tarefas. É particularmente valioso para pessoas que desempenham funções online, como redatores, desenvolvedores, designers ou profissionais de marketing, que necessitam manter a concentração e evitar interrupções.

Recursos:

• Avaliação de produtividade: O RescueTime fornece uma classificação de eficiência para diferentes aplicativos e sites, baseada no tipo de atividade realizada neles. Os usuários podem personalizar os níveis e categorias de produtividade como desejarem.

• Relatórios detalhados: O RescueTime disponibiliza relatórios minuciosos sobre todas as atividades no computador de um usuário e oferece análises sobre como o tempo foi utilizado e como a produtividade foi avaliada.

• Tempo de foco: O Tempo de foco é uma funcionalidade que permite aos usuários bloquear sites ou aplicativos que causam distração por um período determinado. Isso auxilia os usuários a se manterem no caminho certo, aumentar a concentração e melhorar a produtividade.

• Objetivos e notificações: Os usuários podem definir metas de produtividade e notificações para acompanhar o progresso, receber informações atualizadas e adaptar seu fluxo de trabalho conforme a necessidade.

Disponível em:

Windows, Mac, Android, Linux

O Google Calendar é uma ferramenta gratuita de gerenciamento de tempo e agendamento oferecida pelo Google. Permite que os usuários organizem seus eventos, agendem compromissos, definam lembretes e compartilhem seus calendários com outros. A ferramenta está acessível em todos os dispositivos e pode ser utilizada a partir de qualquer local com ligação à Internet.

Recursos:

• Eventos agendados: O Google Calendar oferece uma maneira rápida de criar compromissos, adicionar informações e convidar participantes. Além disso, disponibiliza funcionalidades para estabelecer eventos recorrentes, programar lembretes e alertas, e personalizar cores e anotações de eventos.
• Calendários diversos: Os utilizadores têm a capacidade de criar vários calendários para monitorar diversas atividades, como eventos pessoais, compromissos de trabalho e atividades esportivas. Calendários distintos podem ser compartilhados com grupos variados de pessoas, garantindo privacidade e organização.
• Agendamento de reuniões: O Google Calendar facilita o agendamento de reuniões e compromissos. Os utilizadores podem partilhar a sua disponibilidade com outras pessoas e permitir que os participantes sugiram horários alternativos. Essa funcionalidade permite uma programação eficiente, economizando tempo e minimizando a comunicação de ida e volta.

Disponível em:

iOS, Android, web, aplicativo de e-mail (Microsoft Outlook e Apple Mail)

Identificar a ferramenta adequada é o passo inicial para aprimorar a gestão do seu tempo.

Utilizar essas ferramentas para necessidades específicas pode otimizar seus cronogramas, reduzir o estresse e melhorar a produtividade.